KFUM Sundsvall Basket’s kommunikation med omvärlden sker såväl internt, genom olika typer av möten, som externt, genom vår hemsida och vår kanal på Facebook. Denna kommunikationsplan behandlar den senare elektroniska delen.

Hemsida
Vi vill ha en levande hemsida där vi regelbundet delar med oss av vad som händer i vår verksamhet, såväl operativt som strategiskt. Vi vill att de som besöker vår hemsida får känslan av att KFUM Sundsvall Basket är en strukturerad och välorganiserad förening där det händer saker och där alla är delaktiga i det som händer. På hemsidan hittar man all information man behöver i sin roll och man kan ta del av den operativa styrningen och planeringen av föreningens verksamhet. Hemsidan är vår primära informationskanal. På hemsidan publicerar vi nyheter med veckointervall
och med månadsintervall som ett minimum

Målgrupp
Hemsidan vänder sig primärt till alla befintliga medlemmar och till personer som är intresserade av att ansluta sig till föreningen. Sekundärt vänder sig hemsidan till närliggande föreningar i vårt distrikt och andra intresserade aktörer, tex kommunen.

Information
Informationen på hemsidan ska genomsyras av allt som händer i vår förening. En bra ledstjärna är att varje gång jag skriver ett mail till en grupp människor, samtidigt betänka om detta är en information som fler skulle kunna vara intresserade av att få ta del av och/eller om detta är en information som bidrar till att höja det uppskattade värdet av vår förening. På samma sätt bör man i de olika mötesforum som vi har också betänka om det avhandlades något på mötet som vi bör informera om. Genom att protokollföra alla möten så är ju mycket av jobbet redan gjort då man antingen kan dela protokollet i sig eller ta delar av protokollet och publicera (som en bieffekt kommer detta också att bidra till effektivare och mer målinriktade möten).

Nedan finns några mer konkreta exempel listade (det är exempel och ingen uttömmande lista):
Styrelse:
Togs det några beslut som berör föreningens medlemmar eller vår omgivning? Sas det något på mötet som är värt att informera om? Tex vilka cuper subventionerar föreningen, förändringar bland lagsammansättningar nya coacher mm
Sportgrupp:
Togs det några beslut som berör föreningens medlemmar eller vår omgivning? Sas det något på mötet som är värt att informera om? Vad är fokus för sportgruppen just nu (hur vet jag som enskild medlem vad som diskuteras och om det är frågor som jag brinner för och vill bidra med feedback på)?
Sportchef/kassör:
Finns det något i den operativa planeringen som alla våra medlemmar behöver känna till för sin egen planering. Finns det några åtaganden som behöver fullföljas? Finns det några förändrade rutiner/riktlinjer som behöver
kommuniceras? Tex planering för Open Court och andra extraträningar, medlems- och träningsavgifter, möten och mötesagenda mm
Coach/lagledare:
Vad är på gång i mitt lag? Matcher, lärgrupper, lagaktiviteter mm. Genom att sprida information är sannolikheten stor att andra smittas av ett engagemang och vi får en ringar-på-vattnet-effekt.

Vem
Informationen bör publiceras av den som sitter närmast informationen, men om det av tidsskäl inte går så får man delegera till någon annan. Att inte informera är inget alternativ. Därför är en viktig förutsättning att den som man då delegerar till också säkerställer att det sker och att det sker inom en rimlig tidshorisont. Vi skiljer således på delegering och prioritering, dvs vi kan inte prioritera bort att informera då detta är en av de viktigare beståndsdelarna i verksamheten.

Facebook/Instagram
Vi vill ha en aktiv kanal på Facebook/instagram där vi fortlöpande delar med oss av vardagliga saker ifrån vår verksamhet som visar på bredden i vår förening. Vår kommunikation här ska genomsyras av positiva (och gärna personliga) saker. Samtidigt så vill vi bli kritiskt granskade, ifrågasatta och utmanade av vår omvärld. På Facebook/instagram bygger vi kultur. Vi vill även använda Facebook/instagram för att själva ifrågasätta och driva frågor som är viktiga för oss i olika sammanhang genom att skapa opinion mot samhällets beslutshavare. Facebook/instagram är ett komplement till hemsidan. När vi skriver saker på hemsidan länkar vi vanligtvis nyheterna även till Facebook/instagram, men aldrig det omvända. På Facebook/instagram publicerar vi inlägg med dagintervall och med veckointervall som ett minimum.

Målgrupp
Facebook/instagram vänder sig till alla som är intresserade av oss och vad som händer i vår förening, dvs de som aktivt gjort ett val att gilla vår sida. Vi vill inte forcera fram antalet gillare utan vill snarare att det aktiva valet ligger hos gillaren själv. På så sätt får vi kvalitativa gillare. Man ska här även betänka att det finns de som aktivt väljer bort Facebook/instagram och därför är inte detta medium någon bra enskild informationskanal.

Information
Jämfört med hemsidan, som är en informationskanal, så är Facebook/instagram mer en kulturbärare och opinionskanal även om vi också informerar här. Här gör vi vardagliga nedstamp i vår verksamhet och delar våra upplevelser med andra i form av text och bild. På Facebook/instagram fångar vi ögonblicken och gör dem tillgängliga för fler. Detta sker i positiv anda. Det är viktigt att vi speglar hela vår verksamhet ungefär lika mycket såvida det inte vid något tillfälle händer mer på något håll jämfört med andra. Sådana avvikelser bör då vanligtvis omfatta händelser (tex arrangemang, cuper mm) framför enskilda lag eller individer.

Vem
Facebook/instagram gör sig bäst om det sker inlägg med hög frekvens och det bygger på att vi är många som skriver och delar med oss av våra ögonblick. Samtidigt så bör våra gillare uppfatta oss som en enhet framför flera olika enskilda individer. Detta är en utmaning som också ställer krav på vilka vi ger rättigheter att publicera inlägg på vår sida samt att balansera detta mot vad jag publicerar i egenskap av KFUM Sundsvall Basket och i egenskap av mig själv som person. Man kan med detta i perspektiv också tänka sig att man ger tillfälliga rättigheter i samband med olika aktiviteter.